Зачем нужен журнал записи в салоне красоты и что он должен содержать?В этой статье будет рассмотрен вопрос ведения журнала записи клиентов салона красоты, зачем он нужен и как выбрать наиболее подходящий вариант.

Посещая салон красоты, клиент рассчитывает на получение качественного обслуживания. Чтобы не было накладок салону нужен журнал записи клиентов. С его помощью удастся не запутаться во времени, услугах, а также произвести положительное впечатление на заказчиков.

Правила заполнения журнала посетителей

Есть некоторые правила, которых стоит придерживаться при заполнении книги записи клиентов салона красоты:

  • Вносить информацию может только администратор салона красоты;
  • Если данные не введены в журнал, то администратор лишается премии, а мастер не получает заработную плату;
  • Перед внесением записи в журнал нужно установить временный промежуток, который занимает процедура. Это позволит клиента заранее уведомить о длительности процедуры;
  • В журнал записи данные клиента вводятся следующим образом: фамилия, имя, номер телефона, время записи и продолжительность процедуры;
  • Посетители должны оповещаться о правилах салона красоты.

Некоторые правила салона красоты

  • Если посетитель опоздает на 15 и более минут, то администратор и мастер вправе отказаться от обслуживания. Если из-за опоздания нет возможности перенести процедуру, то следует перенести запись.
  • Для некоторых категорий клиентов салона красоты можно предложить особые условия записи. К примеру, если клиенты систематически опаздывает, то можно заранее прибавить время к продолжительности процедуры. Для постоянных клиентов можно ввести определенные преимущества.
  • В случае предварительной записи клиента, администратор должен получить разрешение клиента на отправку сообщений и совершение звонка с напоминанием.
  • Клиенту следует напоминать о проведении процедуры в день ее выполнения, но не ранее 9.00 и задень до ее выполнения не позднее 21.00;
  • Если клиент отменил запись или не пришел, то администратор должен поступать следующим образом:
  1. Поинтересоваться причиной отмены записи или неявки.
  2. Указать в журнале основание неявки, отмены записи или переноса.
  3. Менеджер должен время от времени звонить таким посетителям для выяснения причины отсутствия.

Ведение клиентской базы в салоне красоты

Специалист должен знать продолжительность процедуры. Если остается время, он может посоветовать специалисту дополнительные услуги. Если клиент согласен, то специалист должен проинформировать администратора, тот внести сведения в книгу записи.

Когда посетитель желает поменять дату или время записи, администратор должен поставить в известность специалиста.

Действия сотрудников при работе со сложным клиентом:

  1. До начала процедуры мастер должен оповестить администратора об увеличении необходимости времени на оказание услуги.
  2. Администратор вносит сведения в журнал записи.
  3. Если нет возможности увеличить время процедуры, то можно попробовать перенести следующих посетителей или попытаться объяснить ситуацию сложному клиенту.
  4. Пометка в журнале ожидания о сложном клиенте с указанием нормы времени.

Ведение журнала записи в Excel

Форма журнала для записей клиентов может вестись в Excel. Есть несколько вариантов заполнения журнала – простой и расширенный.

Для базы клиентов стоит завести отдельный файл с листом «Клиенты». Здесь должна быть указана следующая информация: номер клиента по порядку, ФИО, контакты для связи, наименование услуги. Можно использовать комментарии и пометки для внесения дополнительных сведений.

В одной из таблиц следует указывать дату первого визита клиента в салон. Это позволит узнать, как давно клиент посещает заведение, а также предложить ему скидку или специальное предложение, как постоянному клиенту. Также должна указываться дата последнего визита. Эти сведения позволят выбрать и обзвонить клиентов, которые давно не посещали заведение.

В таблице Excel удастся сортировать базу по полям.

Расширенный способ ведения клиентской базы позволит ввести больше сведений.

Отдельно стоит завести лист с каналами связи, которые позволят узнать откуда пришел посетитель.

Также можно формировать статус клиента – активный или неактивный. Удастся сделать выборку по клиентам, которые давно посещали салон. Если после посещения прошло больше полугода, то стоит напомнить о себе.

Возможности сервисов по ведению записи в салоне красоты

Функционал программы напрямую связан с ее стоимостью. Существуют бесплатные версии, которые имеют ограниченное количество функций. Более расширенный список у недорогих программ.

Базовый набор функций включает:

  • Учет посетителей, продаж и товаров;
  • Расчет заработной платы;
  • Онлайн-запись;
  • Подробная статистика;
  • Рассылка сообщений и электронных писем.

Дополнительные функции:

  • Консультации по вопросам работы с программой;
  • Обучение сотрудников;
  • Обновление программы.

Использование сервиса упрощает работу салона красоты. Сервис содержит большой объем данных о клиентах: личные данные, даты визитов, полученные услуги и т.п. Эта информация представлена в электронном виде, поэтому в любое время можно будет уточнить информацию. Нужные данные доступны со стационарного компьютера и любого гаджета.

При помощи программы удается отслеживать все финансовые операции салона красоты – историю платежей, приход и расход средств, баланс. Программа позволяет контролировать состояние товаров на складе, данные о поставках. При помощи сервиса удастся в любое время провести анализ прибыли салона красоты. Такой анализ упростит процесс составления отчетов.

Администратору нужно не более 5 минут на то, чтобы отправить клиентам смс об акциях и предложениях.

Наличие онлайн-записи на сайте позволит клиента самостоятельно записываться. Занесенные сведения мгновенно отразятся в календаре предварительной записи, который доступен администратору.

По сравнению с бумажным способом ведения журнала и таблицей в Excel онлайн-сервисы обладают несомненным преимуществом.

Люди отдают предпочтение покупкам в Интернете. Онлайн-сервис для записи является хорошей альтернативой бумажному или Excel-журналу. Клиент сможет записаться в любой момент, вне зависимости от расписания работы заведения. По статистике треть посетителей планирует визит в салон красоты в нерабочее время.

Еще одним способом записи является мобильный и социальные сети. В Инстаграм можно разместить пост с новой услугой, указать адрес, телефон салона и ссылку на запись в режиме онлайн.

Такой пост эффективен, потому что человек не просто получает сведения об услугах, но также возможность записи, не покидая свой дом. Для этого достаточно воспользоваться смартфоном.

Способы ведения журнала записи:

  • Постоянная лицензия. Сервисом можно будет пользоваться неограниченное время. При выборе такого способа важно понимать, что может потребоваться дополнительная оплата за установку и настройку программы, ее обновление и обучение персонала по работе с ней;
  • Подписка. Такой способ позволяет применять программу в течение определенного периода времени, после чего подписку нужно будет продлить. Сроки аренды – месяц, квартал, полугодие, год. Оплата подписки позволяет получить программу и дополнительные услуги.

При  выборе способа использования сервиса нужно отталкиваться от интересов бизнеса. Нужно учитывать функциональные возможности сервиса. Моменты, которые помогут в выборе:

  • Какие процессы необходимо автоматизировать? Какая программа позволит этого добиться?
  • Стоит попросить консультанта продемонстрировать возможности сервиса. При наличии вопросов их всегда можно будет задать;
  • Использование демоверсии программы. Так удастся понять, подходит ли интерфейс или нет.

В нашем интернет-магазине "Укрсалон" Вы сможете приобрести по доступной цене салонное оборудование для организации любого вида бизнеса в индустрии красоты!