Зачем нужен журнал записи в салоне красоты и что он должен содержать? У цій статті буде розглянуто питання ведення журналу записи клієнтів салону краси, навіщо він потрібен і як вибрати найбільш підходящий варіант.

Відвідуючи салон краси, клієнт розраховує на отримання якісного обслуговування. Щоб не було накладок салону потрібен журнал запису клієнтів. З його допомогою вдасться не заплутатися в часі, послуги, а також справити позитивне враження на замовників.

Правила заповнення журналу відвідувачів

Є деякі правила, яких варто дотримуватися при заповненні книги записи клієнтів салону краси:

  • Вносити інформацію може тільки адміністратор салону краси;
  • Якщо дані не введені в журнал, то адміністратор позбавляється премії, а майстер не отримує заробітну плату;
  • Перед внесенням запису в журнал потрібно встановити тимчасовий проміжок, який займає процедура. Це дозволить клієнта заздалегідь повідомити про тривалість процедури;
  • У журнал запису дані клієнта вводяться наступним чином: прізвище, ім'я, номер телефону, час запису і тривалість процедури;
  • Відвідувачі повинні сповіщена про правила салону краси.

Деякі правила салону краси

  • Якщо відвідувач запізниться на 15 і більше хвилин, то адміністратор і майстер має право відмовитися від обслуговування. Якщо через запізнення немає можливості перенести процедуру, то слід перенести запис.
  • Для деяких категорій клієнтів салону краси можна запропонувати особливі умови записи. Наприклад, якщо клієнти систематично спізнюється, то можна заздалегідь додати час до тривалості процедури. Для постійних клієнтів можна ввести певні переваги.
  • У разі попереднього запису клієнта, адміністратор повинен отримати дозвіл клієнта на відправку повідомлень і здійснення дзвінка з нагадуванням.
  • Клієнту слід нагадувати про проведення процедури в день її виконання, але не раніше 9.00 і зачепи до її виконання не пізніше 21.00;
  • Якщо клієнт скасував запис або не прийшов, то адміністратор повинен виконати наступні дії:
  1. Поцікавитися причиною скасування запису або неявки.
  2. Вказати в журналі підставу неявки, скасування запису або перенесення.
  3. Менеджер повинен час від часу дзвонити таким відвідувачам для з'ясування причини відсутності.

Ведення клієнтської бази в салоні краси

Спеціаліст повинен знати тривалість процедури. Якщо залишається час, він може порадити фахівця додаткові послуги. Якщо клієнт згоден, то фахівець повинен проінформувати адміністратора, той внести відомості до книги запису.

Коли відвідувач бажає поміняти дату або час запису, адміністратор повинен довести до відома фахівця.

Дії співробітників при роботі зі складним клієнтом:

  1. До початку процедури майстер повинен оповістити адміністратора про збільшення потреби часу на надання послуги.
  2. Адміністратор вносить відомості до журналу запису.
  3. Якщо немає можливості збільшити час процедури, то можна спробувати перенести наступних відвідувачів або спробувати пояснити ситуацію складного клієнту.
  4. Позначка в журналі очікування про складне клієнта із зазначенням норми часу.

Ведення журналу записи в Excel

Форма журналу для записів клієнтів може вестися в Excel. Є кілька варіантів заповнення журналу - простий і розширений.

Для бази клієнтів варто завести окремий файл з листом «Клієнти». Тут повинна бути вказана наступна інформація: номер клієнта по порядку, ПІБ, контакти для зв'язку, найменування послуги. Можна використовувати коментарі та позначки для внесення додаткових відомостей.

В одній з таблиць слід вказувати дату першого візиту клієнта в салон. Це дозволить дізнатися, як давно клієнт відвідує заклад, а також запропонувати йому знижку або спеціальна пропозиція, як постійному клієнтові. Також повинна вказуватися дата останнього візиту. Ці відомості дозволять вибрати і обдзвонити клієнтів, які давно не відвідували заклад.

У таблиці Excel вдасться сортувати базу по полях.

Розширений спосіб ведення клієнтської бази дозволить ввести більше відомостей.

Окремо варто завести лист з каналами зв'язку, які дозволять дізнатися звідки прийшов відвідувач.

Також можна формувати статус клієнта - активний або неактивний. Чи вдасться зробити вибірку по клієнтам, які давно відвідували салон. Якщо після відвідування пройшло більше півроку, то варто нагадати про себе.

Можливості сервісів по веденню записи в салоні краси

Функціонал програми безпосередньо пов'язаний з її вартістю. Існують безкоштовні версії, які мають обмежену кількість функцій. Більш розширений список у недорогих програм.

Базовий набір функцій включає:

  • Облік відвідувачів, продажів і товарів;
  • Розрахунок заробітньої плати;
  • Онлайн-запис;
  • Детальна статистика;
  • Розсилка повідомлень і електронних листів.

Додаткові функції:

  • Консультації з питань роботи з програмою;
  • Навчання співробітників;
  • Оновлення програми.

Використання сервісу спрощує роботу салону краси. Сервіс містить великий обсяг даних про клієнтів: особисті дані, дати візитів, отримані послуги тощо Ця інформація представлена в електронному вигляді, тому в будь-який час можна буде уточнити інформацію. Потрібні дані доступні зі стаціонарного комп'ютера і будь-якого гаджета.

За допомогою програми вдається відстежувати всі фінансові операції салону краси - історію платежів, надходження та витрачання коштів, баланс. Програма дозволяє контролювати стан товарів на складі, дані про постачання. За допомогою сервісу вдасться в будь-який час провести аналіз прибутку салону краси. Такий аналіз спростить процес складання звітів.

Адміністратору потрібно не більше 5 хвилин на те, щоб відправити клієнтам смс про акції та пропозиції.

Наявність онлайн-запису на сайті дозволить клієнта самостійно записуватися. Занесені відомості миттєво відіб'ються в календарі попереднім записом, який доступний адміністратору.

У порівнянні з паперовим способом ведення журналу і таблицею в Excel онлайн-сервіси мають безсумнівну перевагу.

Люди віддають перевагу покупкам в Інтернеті. Онлайн-сервіс для запису є хорошою альтернативою паперовим або Excel-журналу. Клієнт зможе записатися в будь-який момент, незалежно від розкладу роботи закладу. За статистикою третина відвідувачів планує візит в салон краси в неробочий час.

Ще одним способом записи є мобільний і соціальні мережі. У Інстаграм можна розмістити пост з новою послугою, вказати адресу, телефон салону і посилання на запис в режимі онлайн.

Такий пост ефективний, тому що людина не просто отримує відомості про послуги, але також можливість запису, не покидаючи свій будинок. Для цього достатньо скористатися смартфоном.

Способи ведення журналу записи:

  • Постійна ліцензія. Сервісом можна буде користуватися необмежений час. При виборі такого способу важливо розуміти, що може знадобитися додаткова оплата за установку і настройку програми, її оновлення і навчання персоналу по роботі з нею;
  • Підписка. Такий спосіб дозволяє застосовувати програму протягом певного періоду часу, після чого підписку потрібно буде продовжити. Терміни оренди - місяць, квартал, півріччя, рік. Оплата підписки дозволяє отримати програму і додаткові послуги.

При виборі способу використання сервісу потрібно відштовхуватися від інтересів бізнесу. Потрібно враховувати функціональні можливості сервісу. Моменти, які допоможуть у виборі:

  • Які процеси необхідно автоматизувати? Яка програма дозволить цього домогтися?
  • Варто попросити консультанта продемонструвати можливості сервісу. При наявності питань їх завжди можна буде задати;
  • Використання демоверсії програми. Так вдасться зрозуміти, чи підходить інтерфейс чи ні.

У нашому інтернет-магазині "Укрсалон" Ви зможете придбати за доступною ціною салонне обладнання для організації будь-якого виду бізнесу в індустрії краси!